【支払い管理システム】厳しい要求でさえも金額を含めて、最適な解決方法をご提示してくれるので、本当に助かっています。

御社の事業内容と今回の依頼理由について教えてください

初めまして、REALDEALの管理部門の統括をしている横山と申します。

弊社は福岡と東京で11店舗のトレーニングジムを運営しています。

内容はキックボクシングトレーニングやマシントレーニングをベースにしたフィットネスサービスを提供していたり、またイベントの開催なども合わせてしています。

diffeasyさんとは副社長の篤司さんが元々うちのジムでプロ選手として格闘技をしていて、そのご縁があり、まずは相談をさせてもらいました。

相談内容は支払い管理の業務改善になります。

今まで各店舗の受付でお支払いしてもらい、それを名簿上に反映するという事をしていたんですけど、それが事務所で一元でかつリアルタイムで見れなかったんです。

未払い状況や、コースも数種類あるので、支払い状況を確認するためのデータファイルがとても見づらい状態でした。

長年慣れたスタッフじゃないとそのデータを読解できないという状況になっていたんです。(笑)

一応エクセルフォーマットはあるんですが、記入方法が統一されていなくて、各店舗ごとで違った記入の仕方で報告がきていたので、チェックがとても大変でした。

各店舗もお客様対応をしたり、様々な業務の間に支払い処理をするので、きっちり記入する時間も取れないということも現場ではあるようです。

しかしながらジム運営が会社の肝なので、会費の支払い管理はとても大切です。支払いチェックは回収率にも影響するので、どうにかしたいというのが課題でした。

実際にシステムを導入して、何か変化はありましたか？

今で導入して2ヶ月くらい経ちまして、導入当初はみんなも初めてなので、動揺していましたが、徐々に慣れてきました。

以前はバラバラだったデータが何かを入力したら、別の箇所も自動反映されるようになり、

細かくこちらの要望に対して作ってくれているので、管理が以前より楽になりました。

チェックする側も非常に見やすくなりましたね。まだまだ調整するところはありますが、現状では非常に満足しています。

週1、週2コースがあって、曜日指定の変更ができるので、お客様が来店したり、メールでもらったものをデータに反映して、この方がどの曜日に来るなどのまとめ作業を以前は週頭にしていたんですが、今はもう1発でデータ反映されるようになって、それはみんなに評判がいいです！

diffesasy「あれは自信作で、週1、週2コースの方がたくさんいらっしゃって、だからこの作業を分かりやすく効率的にできたら、スタッフの負担を減らせるだろうなと考えて頑張りました。」

diffeasyの仕事の進め方に特徴はありますか？

1.レスポンスがめちゃくちゃ早い

何と言っても、早い。

本当にすぐに質問に答えてくれたり、要望に対応してくれます。

またすぐに対応できない場合でもいついつまでに対応しますとすぐにその日にちを教えてくれるので、こちらとしても目安がつくので、助かります。

2.とにかく分かりやすい

導入当初、どうやってシステムが動いているかはわからない、そもそも何ができるかわからない、わからないことがわからないという状況が結構あって、そのような場合でもこちらの意図をしっかりと汲んでくれて説明してくれて、しかも言葉も私に分かりやすい言葉で説明してくれるので、とても助かっています。

私も知識がないので、色々と質問をするんですが、これはこうですよとすぐに説明してくれるので安心して仕事を依頼できますよね。

3.仕事の進め方がとても丁寧

新しい管理方法の導入に際して、いきなり全店舗で展開するのではなくて、まずは数店舗でテストをして見て、ちゃんと対応できるかどうか、また問題点はないかを事前にチェックして導入をしてくれました。

なので、導入しても大きな混乱がなくこれたのは、この進め方のおかげだと思います。

恐らく私がシステムについての理解が浅いので、結構無茶な要求をしていたと思います。(笑)

それでもその要求に対して金額を含めて、最適な解決方法をご提示してくれるので、本当に助かっています。

今後のdiffeasyについてに一言お願いします。

弊社では、この先もまだまだ出店する計画があります。そのためには今のうちの運営や管理の仕組みづくりが必要になってきます。

店舗数が多くなればなるほど、管理コストがあがるので、そこを如何に抑えられるかによって経営へのインパクトもかなり変わってきます。そのため今後ともdiffeasyさんにはお世話になるかと思います。

ぜひ今後とも弊社のサポートをお願いするとともに、貴社の益々のご活躍を楽しみにしております！