Works実績紹介

vol.02

福岡県春日市 Hyuga Pharmacy株式会社 様

【報告書システム】既存のシステム会社では解決できないことを解決してくれる弊社を支える強力なパートナー企業です。

今回、仕事を依頼した理由と背景をお願いします。

きらり薬局のエリア部長をしている菊地と申します。

弊社は九州で外来調剤と在宅医療に特化した調剤薬局をしていまして、私は現在diffeasyさんに依頼している報告書システムを担当しています。

依頼の背景は、代表の白石さんが会社設立される前に、個人でシステム制作をしていた頃から取引が始まり、もうかれこれ三年半ほどの付き合いになります。

私は元々薬局長をしていて、店舗で毎月業務改善ミーティングを行なっていました。当時は自分たちのできる範囲で業務改善していましたが、ある時を境に限界を感じました。

これ以上業務効率の改善やリスク管理をしようとするなら、システム導入しないと厳しい上に、紙で記録するというようなアナログ作業ですと、人のスキルに依存してしまうので、システム導入することによって標準化したいと弊社の代表である黒木に相談をしていました。

そんな時に、白石さんと出会いました。

そこで、どんなことができるか、店舗に来て、業務改善の余地があるかどうかを見てもらったのが始まりです。その際に紙で処理していた部分をシステムにしたら業務効率が良くなるという提案をうけて、実際にやっていこうということで取引が始まりました。

当時は白石さんがプロジェクトマネージャーとしてシステムの進行管理や要件定義をして、別のシステム会社がシステム開発を進めていました。

最初のシステムは本当、ゼロから作りました。

近くのファミレスで業務が終わったあと八時くらいから、深夜の二時三時まで、私と白石さんでシステムの画面設計や導線設計を手書きで紙に書いては、写メで撮影してみたいな感じで、二人三脚で進めていったのが今では懐かしいです。(笑) 一ヶ月で要件定義をして、半年で開発、リリースしました。

そのシステムは弊社の中でとても重要な基幹システムになり、二年間で八回ほどバージョンアップをしました。

そうこうしてる間に、システム開発の会社が、トラブルでもうこれ以上開発ができない状況になってしまいました。

その状況で、白石さんが腹を括って、「自分でエンジニアを雇って、この後も開発も続けます。」ということで、会社を設立し、その後も取引を継続することになりました。

先日そのシステムをリニューアルしまして、新たにファムケア報告書という名前のシステムに生まれ変わり、現在二十店舗で利用しているという状況です。

具体的な数字でどのくらいの費用対効果がありましたか?

削減効果は年間で三百五十万円になります。

この数字は店舗展開が進めば進むほど、効果がでてきまして、弊社では、これからも店舗展開をどんどん進めていく予定なので、回収がよりしやすい状況になります。

最初は四、五年で回収予定でしたが、今からでいえば二、三年で回収できるという見通しですね。

今は現場でもこのシステムがないと困るという声が上がっているので、作ってよかったと本当に思っています。

やりたいことがまだまだあるので、どうリニューアルするかはこれから課題です。

さらにリスク管理においても、このシステムは機能していて、以前はエクセルで報告書を作っていましたが、ちゃんと提出されたかどうかチェックするのに膨大な時間が掛っていました。またその報告書は記録・保管義務があるので、絶対に抜け漏れがあってはいけないものでした。

薬歴を保存しておらず、何千万円もの返金をした企業もあるので、その抜け漏れリスクは計り知れません。そこをシステムでチェックできるようになったことは弊社のリスク回避にもなりますし、とても助かりました。

医療介護業界にとってこの報告書の問題は時間もリスクもボトルネックになっていて、ここを改善することが業界の改善にもつながると思っています。

今まで、在宅医療業界自体が抱えている報告書のボトルネックはありましたが、そこに焦点を当てるシステム会社がありませんでした。なぜかというと、まだまだ市場のパイが小さい上に、業界自体がまだ新しいので、既存のシステム会社がついてこれないという理由があるからです。

今弊社で使っているシステムは恐らく普通のシステム会社では作れないと思います。

理由は業務要件が複雑すぎて、それを整理して、一個一個組み上げることも難しいですし、現場感覚がないと、必要な機能が矛盾する場面も出てくるので、その際の収束のさせ方などは、他社には出来ません。

そのため、このシステムは業界でも注目されています。

仕事の進め方はどうでしたか?

現場をしっかりみて、ユーザー目線で開発してくれます。

医療業界のシステム会社はレセコン会社を含め、たくさんありますが、どこも現場目線のシステムじゃないという感覚です。

こういうのあったらいいだろうなという構想ベースで作った感じで、実際には現場で機能しづらいということがよくあります。

diffeasayさんはそこらへんの感覚はピカイチで、ユーザー目線と現場目線を常に考えて設計してくれます。

技術面が高いのはもちろんですが、逆に私たちがこれが欲しいといっても、そのまま鵜呑みにしないで、「もしかしたらこういう機能の方が本当に課題を解決できると思います。」という提案をしてくれるのはとても助かります。

機能追加する際に、その導入の目的をまず抑えるということをお互いに共通認識としてもっているので、利用しているスタッフのこんな機能が欲しいという要望に対して、より洗練されたバージョンアップが実現できています。提案してくれる現場のスタッフも逆にこちらから新たな解決案を示すことで、納得感を持ってくれる点もありがたいですね。

現在のシステムから派生したシステムはありますか?

ファムケア報告書に関連して、現在ファムケア薬情という別のシステムを作っています。

薬情というのは、患者様それぞれに渡す薬剤情報提供書の略称でして、調剤した薬のガイドラインや薬剤師が必要とする情報を書き込む書類です。

ファムケア薬情は、弊社で取り扱っている患者様情報を施設、ケアマネジャー、クリニックなどに対して、オンライン上で閲覧できるシステムです。

薬情は基本的に紙で扱っていましたが、現在は上記のようにオンラインで閲覧できるので、一回で五十人分を紙で持っていったのが、スマホやタブレット一個で確認できます。

在宅医療業界では、一人の患者様に対して、複数の事業者様が関わるので、その方達がアクセスしやすいということは業界全体の業務効率の改善にもつながりますし、患者様のリスク管理にもつながります。

これは無償でやっているので、費用対効果は計測できないですが、ニーズはとてもあります。

利用頻度を確認したら、現在五十ほどの事業者様が利用しておりまして、多ところで六千回ほど閲覧履歴がありました。また色々なところから喜びのお声を頂いているという状況です。

弊社としては、そういったノウハウやシステムが他社にはないので、差別化になると思っていますし、医療業界の健全な発展のため、これから進めていきたいと思っています。

システムを入れたことでスタッフの方の意識変化はありましたか?

はい、徐々に意識変化は出てきています。

自分たちでも業務改善ができるという認識をもったので、エクセルやスプレッドシートで業務改善をするようになりました。

さらにシステムはバージョンアップができるので、スタッフからもっとこうした方がいいという提案がでてきて、スタッフが課題意識を持って、提案しやすい環境になったことはとても大きな変化ですし、ありがたいことです。

diffeasyならではのエピソードはありますか?

色々なところで聞きますし、弊社でもそうですが、diffeasyさんのすごさって、「それってシステムで解決する課題じゃないですよね。」とズバッと言うところです。

この対応ってそう簡単にできることではないと思っていて、本来なら仕事を受注できて、お金を稼げる場面にも関わらず、それを敢えて否定する。それが本当に価値があるのか、それが本当の課題解決につながるのかを、真剣に考えてくれて、さらに内部のオペレーションをこうやれば解決しますよという提案までしてくれる、これは他の会社ではまずありえないです。

広い視野で課題解決や改善をしてくれるので、非常に心強いです。

ある機能を欲しいといったときに、本当に必要ですか。と問いかけてくれるので、無駄な動きがなくなります。

最後に今後どうのようなことをdiffeasyと実現していきたいですか?

弊社は代表の黒木が申すように、世の中のインフラになるような企業になりたいと思っています。

業界自体がまだ新しくどこの企業も模索状態で進んでいる状況ですので、私たちが新たな道を切り開き、医療業界のみなさまが使うようなシステムを作っていきたいと考えています。
そのためにはdiffeasy様のお力が必要ですので、ぜひ一緒に豊かな日本の未来を作っていきましょう。
Hyuga Pharmacy株式会社

薬局の経営、健康食品の販売、病院・医院のコンサルティング、在宅介護事業

成功・解決した理由

Before相談前

  • 自社での業務改善の限界。
  • アナログ管理による必要情報の抜け漏れリスク。
  • 紙による情報共有の煩雑さ。

After相談後

  • システムによって大幅な業務改善とコスト削減。
  • 作業を平準化し、必要情報管理リスクの低減。
  • データをクラウド化し、いつでも誰でもアクセス可能に。