Works実績紹介

vol.09

佐賀県伊万里市 障害児通所支援事業 チャイルドハート 様

【業務管理・レポートシステム】業務時間70%カット!我が子のような愛おしいシステムの誕生秘話。

最初に御社の仕事内容ついて簡潔に教えてください。

 

 

我々、チャイルドハートは発達障害や発達に遅れがある未就学児から高校生を放課後にお預かりする事業をしております。当事業はフランチャイズ事業も同時に行い、現在全国で32の教室を展開しています。

 

こちらの事業は、児童福祉法に基づく福祉サービスを提供していますので、利用者様の実質負担分は1割となっています。

 

そのため各事業所では、利用時間や内容、スケジュールなどの情報を記録し、それを元に単価計算をして、国の機関へ請求報告するということが義務付けられています。

 

そこで今回、diffeasyさんに依頼したシステムは、記録業務と請求業務を同時にできる弊社オリジナルのシステム開発をお願いしました。

 

以前は紙で記録していたものを一旦エクセルに打ち直す作業が発生したり、業務の中に重複する作業がありましたが、今回開発したシステムではiPadを使って、それらの業務を一回で済ませることができるようになったので、作業が非常に楽になりました。

 

最初の印象はどうでしたか?

 

 

正直いうと、大丈夫だろうかという思いはありました。というのも以前にも何社かご相談していましたが、うまく話が折り合わなかった経緯がありましたので。

 

こちらのニーズをしっかりと汲んでくれず、現場に合わないようなご提案だったので、今回もそのようになるかと。。。

 

でも蓋を開けてみると、話をしっかり聞いてくれるし、ご担当者の宮原さん(diffeasyの本プロジェクトのプロジェクトマネージャー)も障害児通所支援という特殊で複雑な内容についてにも行政の資料などをしっかりと読み込み対応してくれました。

 

計算や報告業務が複雑なので、それを踏まえた上で、バランスの良いご提案をしてくれるので、非常に安心してプロジェクトを進めることができました。

 

 

 

diffeasy宮原:国の資料を見て、どういう規則や法律になっているの確認して、それに加えて、皆さんが使いやすいシステムになるためには、どうしたらいいかひたすら考えました。重複してる項目の一覧リストを作って、シンプルかつ分かりやすくなるように整理して、システム画面に起こしていくっていう作業を最初にしましたね。

 

 

導入した結果どうなりましたか?

 

 

1.月末から翌月10日までの業務作業時間が70%程度の大幅削減

 

導入してみると、作業時間は大幅に減りました。

今まで月末から翌月の10日まで掛かっていた作業時間がなんと30%程度に。

その結果、削減できた時間で新たな企画の時間や営業に充てることができたり、スタッフのフォローの時間も作れたり、非常に良い結果になり満足しています。

 

そして以前までは、決まったパソコン一台で、その事業所の責任者が手打ちしていた作業が

iPadで責任者以外のスタッフでも入力できるようになったので、1人にかかる負担も軽減されました。

 

2.報告・計算の入力ミスがなくなり、確認が容易になった。

 

以前は紙で記録していた時間や内容などを、月末になると一斉にエクセルに再度手打ちしていたので、必ず入力ミスが発生していました。ミスがなくなるまで、一つ一つの記録を何度も確認し、帳尻合わせをしていましたが、非常に大変な作業でした。

 

今回のシステムでは入力の自由度が制限され、iPadで簡単操作で業務記録と計算ができるので、入力ミスと最終確認がとても簡単に、正確になりました

 

 

3.全事業所で統一書式で記録することが可能になった。

 

以前のシステムでは、各事業所が独自の方法で、記録管理していたので、事業所によって作業がバラバラになっていました。

 

今回プロジェクトを進めるにあたって、まずは書式の統一フォーマットを作らなければならなかったので、宮原さんのサポートの元、記録に必要な項目や書式を各事業所で確認し、また膝をつき合わした会議を通して精査して、統一フォーマットを作り上げました。

 

我々はフランチャイズ事業なので、新たな事業者様へシステムの説明をする際に、以前のシステムより簡単に、スピーディーかつ分かりやすく説明できるようになります。

 

きっと宮原さんは、バラバラの意見を集約するのが、とても大変だったと思いますが、最後まで付き合ってくれました(笑)

 

diffeasy宮原:初期段階の私の役割はヒアリングをして、交通整理をしながら、各タスクをお願いして、返ってきたものをリストアップや整理をして全体ミーティングに臨むことでした。作った素案の定義書とかを見ながら、皆さんが議論を繰り広げていくっていう繰り返しでしたね。様々な想いがあるなと思いながら、私なりにまとめていきました。

 

 

仕事の進め方や印象に残っていることはありますか?

 

とても話しやすく、ちゃんとニーズを汲み取ってくれる

 

本当に宮原さんは話しやすい!

システム会社の方というと、なんだか固くて、論理的で話しにくいんだろうなという印象だったんですが、宮原さんは本当に話しやすくて、かつ我々のニーズを正確に汲み取ってくれます。

 

最初の自己紹介の時に宮原さんが「私は嫁が大好きで、誕生日も一緒、運命の出会いです!」ということをおっしゃっていて、そこから一気に興味が湧きました(笑)

 

一緒に忘年会をしようとなった時に、「その日は嫁の誕生日なので参加できません」と返答があって、我々も「大好きだからしょうがない!」となり、日時変更しました(笑)

 

でもそのくらいの信頼関係で、プロジェクトを進められたのは、こちらとしてもとてもやりやすかったです。

またシステムの専門用語ではなく、私たちにわかりやすい言葉や図や絵を使って、説明してくれるので、その点も非常に助かりました。

 

 

diffeasy宮原:皆さんのお願いを全部取り入れたいけど、全部取り入れると逆にシステムとして、複雑になってしまうこともあるので、あくまで使いやすく、行政への報告義務を満たしながら、バランスの取れたシステム開発をするのが、今回のプロジェクトの難所でしたね。

 

具体的でわかりやすい提案、そして何と言っても早い!

 

プロジェクトの中間くらいで、動くシステム画面を持ってきてくれました。通常動くものはプロジェクトの終盤に提案されるものだと思っていたので、そのスピードに思わず驚きました。

 

diffeasy宮原:初期段階でシステム画面イメージも作って、確認を取りながら進めたのはよかったですね。そのイメージを元に開発フェーズの中間で動くデモ画面を作って、こんな感じにできてますよってお見せしたら「うわ!動く」と驚いてましたね (笑)

 

あれは驚きました。

 

また使いやすさについても、パソコンに不慣れな人でも、ちゃんと使えるようにデザインされているので、現場目線で物作りをしてくれるなという印象でした。

 

 

その他に何か変化はありましたか?

 

プロジェクトによって事業所間の横断的なチームワーク構築につながった。

 

今まで、こうやって各事業所のメンバーが一堂に会して話し合いをすることはあまりなかったので、会議の時に、他の業務の相談などをお互いにすることができて、横のつながりが強くなったのはとても良かったです。

 

プロジェクトは大変でしたが、みんなで集まるのは嬉しくて、各タスクを頑張ってこなしました!

 

私たちもにできる!という自信。

 

最初は本当に私たちにできるのか?とちょっと不安でしたが、こうやってdiffeasyさんと一緒に作り上げていって、実際に素晴らしいシステムが完成したので、私たちもやればできるという自信につながりました。

 

私たちはこのシステムを『Anesys』と名付けました。これまでの過程を振り返ると、色々と悩みながら、みんなで産んだシステムなので、まるで自分の子供のように可愛いんです。

 

 

最後のdiffeasyに一言お願いします。

 

この事業は、国の政策に影響を受けるので、毎年微妙な法改正があります。また6年で大きな方針変更が発生します。

その改正に応じて、システムの報告業務の内容だったり、計算方法を変更していかなければなりません。なので、この先もこのシステム育てていく必要があります。

我々はAnesysのお母さんとして、diffeasyさんはお父さんとして、将来は更に仕事ができる子になるように育てていきたいので、この先もどうぞ宜しくお願いします!

 

 

成功・解決した理由

Before相談前

  • 膨大な量の報告業務
  • 再入力の際に入力ミスが発生
  • フォーマットがバラバラ
  • 忙しくて他のことが手に付かない

After相談後

  • 簡単、スピーディ登録で作業時間70%減
  • 正確な記録管理が可能に
  • 統一フォーマットで整理整頓
  • 削減した時間で大切な時間に集中可能