Works実績紹介

vol.11

福岡県福岡市 株式会社西日本新聞社 様

【大会運営 向上心】大会期間延べ300人の人員削減!!奇跡を目の当たりにした大会運営の舞台裏

 

仕事内容と依頼の経緯について教えてください

 

———–では最初に自己紹介と、ご自身のお仕事について教えてください。

 

西日本新聞社の技術局業務システム部の天本 篤志(あまもと あつし)と申します。普段は、新聞社の中で販売システムとか広告システムなどを担当していまして、今回の金鷲旗・玉竜旗の大会のシステムはかれこれ17年担当しています。

 

 

———–17年?!長いですね。毎回同じシステム会社とお付き合いされていたんですか?それとも毎回変わるんでしょうか?

 

システムは、私が始めた当初は、自社開発をしていまして、それぞれの社内チームと外部システム会社さんに協力してもらいながら、連携して内製で回していました。

 

———–自社で運営されていたんですね。今回diffeasyに依頼した経緯を教えて頂けますか?

 

約2年前くらいから、Flashのサポートが終わるという話があり、その他にも、システム全体に課題が溜まってきて、いよいよどこかでやらなきゃいけないというところで、ずっと会社を探していました。

 

それで1年半前くらいに、数社でコンペを実施しました。

 

———–その中でもdiffeasyに決めたのは、どういった背景があったんでしょうか?

 

うちの社内の中でも、向上心を実際に使ったことがある社員がいて、その評判も良かったんです。

利用者の声があったのは、大きなポイントでしたね。

 

 

 

———–今回の大会は伝統と格式ある大きな大会なので、外部にシステム開発の依頼するのはかなり不安だったと思うんですが、いかがでした?

 

それはもう本当に。言ってることが伝わらなかったり、大会運営の大変さだとか、全部説明して作ってもらわないといけないんで。ただdiffeasyさんは、実際に大会運営の経験があるので、打ち合わせでも、話が通じるなという感覚はありました。

 

 

大会期間延べ300人もの人員削減に成功!会場内で奇跡が起きている。

 

———–実際に導入して、結果いかがでしたでしょうか?

 

非常に楽になったと思います。

 

———–具体的にどんなところでしょうか?

 

そもそもスマホからエントリーできるのは非常に楽ですね。

もっと技術的なところで言えば、昔は常用漢字しか使えなかったんです。

エントリーする時に、斉藤の斉とかでも難しい「齋」があったりとか、「濱」とかもあったりするじゃないですか。旧字体で入力されたものを、我々で新字体に打ち直す作業があったんですよ。その打ち直し作業は膨大な時間がかかっていたので、システム的にはそこが大きく時間短縮になりました。

 

 

 

———–他に何かシステムを変えたことで良かったことはございましたか?

 

運営のほうで良かったことがあり過ぎて。

 

一番大きいのは、タブレットで記録を直接入力するっていうことですかね。私の中ではそこに尽きるというか。今までは紙に書かれたものをコンピュータに入力してたんですよ。

 

試合結果を公式記録として残すマスターの紙があり、その紙を出発点として、その紙をコピーをする人、配布をする人。コピーされたものを別のところに配布する人、FAXを送信する人とか。

情報共有のために、ざっと大会期間延べ300人くらいのアルバイトさんが記録速報に関わってたんですよ。

 

結果確認サイン_大会運営向上心

 

それが、今はもう紙に書いていた記録係(参加校の高校生)が、iPadで直接記録も入力してくれるし、対戦ボードの表示もしてくれるし、Web速報の元になるデータも、一人で何役もこなせるようになっているので。工程が全部電子化されてて、アルバイトが回収することもなければ、配布することもない。

 

軽く300人くらいは人員削減できました。本当にものすごいことが起きてますね、会場内で。当たり前にやってますけど。

 

 

———–300人は驚きですね。でも紙をなくすってシンプルですけど、その裏は大変だったんじゃないですか?

 

公式記録のサインを誰がするかっていうのが、一番議論のポイントでしたね。あの人のサインもいるよ、この人のサインもいるよって。実際紙はサインばっかりだったんですね。

 

 

ちゃんとチェックしましたとか。みんなで責任を共有してたんですけど。さすがにシステムでサインばっかりは大変なので。

 

ポイントとしては、結局その大会の公式記録として誰のサインがあったら、公式記録として認めてもらえますか。ということを話し合い、柔道と剣道、それぞれ試合場の責任者のサインをすることで、公式記録とすると決めました。

 

 

 

diffeasyに依頼して良かった、難しい要望にも応えてくれた。

 

———–なるほど、紙をなくすという大きな決断の裏には、そういった議論があったんですね。また準備から1年半とありましたが、これまでいかがでしたか?

 

そうですね。大変は大変だったんですけど、たぶん他社さんだったらもっと苦労してたかもしれないですね。

 

———–担当窓口はどなただったんですか?

 

宮原さんです。

 

———–要望の汲み取りとかは大丈夫でした?

 

そうですね、もう抜群だと思います。こちらのやりたいことをほぼ全て汲んでくれたのは非常にありがたいです。きっと技術的に難しいこともたくさんあったかと思います。

 

今回のシステムは大会運営に関わる人たち、みんな便利になったと思っているでしょうし、私も非常に助かりました。

 

 

大会当日のタブレット操作も問題なし!

 

———–高校生も先生方もiPad操作は問題なかったですか?

 

大会関係者は、大きな混乱もなく、みんな普通に使っていますね。

 

———–それは説明書とかなくても、当日に口頭説明ですか?

 

はい。説明書も何もなくて。

 

———–当日で問題なく操作できるのはすごいですね。

 

 

最初は怪訝な顔されてましたが、大会が進むにつれて、やっぱり選手変更届の便利さとかも全部実感してくれたみたいですね。

 

大会運営に関わる人たちは、初めてのことなので、プロジェクトの最初は懐疑的でした。それをひっくり返せたとことも嬉しいですね。

 

———–それでも紙を完全に無くすというのは、葛藤があったんじゃないですか。

 

やっぱりシステムからすると、バグとかで記録が壊れたり、無くなったり、そういった怖さはありましたね。なので、テストは入念にしました。エントリーの時からそうなんですけど、毎日ずっとテストテスト。

 

暇があればテストをしてたので。一番向上心を使いました。軽く1,000時間は超えてます。

 

最後に今回のプロジェクトを通しての感想をお願いします。

 

———–ようやく本番を迎えてどうでしたか?

 

それはもう、感動の一言しかないです。感無量です。

 

大会中も大きなトラブルもなく、最後まで走り抜くことができたので、本当に今回diffeasyさんに依頼して良かったです。

 

たくさんの無理をお願いしましたし、これまで本当に大変だったと思います。

 

今回のプロジェクトに携わっていただきましたdiffeasyさんのスタッフの皆様へ心から感謝申し上げます。

 

また来年もどうぞ宜しくお願いします。

 

 

株式会社 西日本新聞社

成功・解決した理由

Before相談前

  • 登録打ち直し作業が大変
  • たくさんの人手が必要
  • 紙の管理が大変

After相談後

  • スマホで簡単登録!
  • 大会期間延べ300人の人員削減!
  • 一回の操作で全て完結!